Les séminaires d’entreprise sont des organisations de rencontre entre plusieurs personnalités de diverses entreprises, pour parvenir à des accords/décisions. Ce type d’évènement se tient le plus souvent à des moments décisifs de la vie des entreprises impliquées. Cependant, l’organisation d’un séminaire réussi reste une situation assez délicate à confronter. Comment bien organiser un séminaire d’entreprise ? Plusieurs critères sont à prendre en compte pour la mise en place d’un tel évènement. Quelles sont les bases techniques à suivre pour mettre sur pied une soirée d’entreprise ? Quels sont les plans à concevoir, les directives à suivre ? Pour en savoir plus, suivez ce guide.
Sommaire
Définir le contexte du séminaire
La première des règles pour organiser un séminaire d’entreprise comme il se doit, c’est de poser le décor contextuel. Il s’agit de l’ensemble de ce qui se rapporte aux bases sur lesquelles il est organisé : le thème, le format, les objectifs et les personnes cibles. Pour le thème du séminaire d’entreprise, celui-ci doit être le plus évocateur possible. Il va de soi alors, d’y travailler longuement afin de pondre un titre qui non seulement accroche, mais correspond le mieux aux participants. Le format du séminaire est l’aspect que doit avoir la séance, afin de passer le plus facilement possible.
Ce format se rapporte entre autre au type d’évènement : soirée, journée, week-ends, etc. Quant aux objectifs du séminaire d’entreprise, ils doivent définir exactement le résultat auquel souhaitent parvenir ses organisateurs. Si la soirée ou le séminaire d’entreprise doit permettre d’aboutir à des signatures d‘accords, alors ses objectifs devront pouvoir montrer clairement les attributs de ces accords. Si à contrario il s’agit d’un séminaire d’entreprise pour prendre une décision importante, les objectifs doivent en donner l’impact à tous ceux qui sont impliqués. Concernant la cible du séminaire, elle regroupe principalement les personnes auxquelles celui-ci est adressé (acteurs concernées) : clients, partenaires d’affaire, collaborateurs, etc.
Programmer la période et le budget du séminaire d’entreprise
La programmation d’une bonne période, suivie d’un budget adéquat, est la deuxième règle pour bien organiser un séminaire d’entreprise. Pour programmer le séminaire dans une période idéale, rien de tel que de définir : une date où se tiendra l’évènement et un lieu pour l’accueillir. La date du séminaire se choisira en fonction de la disponibilité d’un grand nombre d’invités. Sur ce, les dates idéales pour une soirée ou un séminaire d’entreprise se retrouvent dans les week-ends, les jours fériés, les vacances scolaires, les dates nationales d’évènements sportifs, etc. Le choix d’un lieu adéquat est tout aussi primordial, car doit se faire en fonction de certains paramètres.
Parmi les critères de choix d’un lieu de déroulement pour le séminaire d’entreprise, figurent la visite du lieu en vue d’imaginer les effets de l’évènement dans l’enceinte ; la facilité d’accès du lieu pour les participants/invités ; la capacité d’accueil de l’effectif d’invités prévu pour le séminaire d’entreprise ; la disponibilité d’un intermédiaire sur le lieu à choisir ; la possibilité de réservation du lieu. Par ailleurs, le budget à programmer pour le séminaire doit pouvoir couvrir toutes les exigences énoncées précédemment. Ce budget prendra à la fois en compte : objectif, format, lieu, cible, etc., mais aussi le confort de chambre des participants.
Établir le plan de gestion pré et post séminaire
La gestion correcte des évènements est la troisième règle pour organiser à bien un séminaire d’entreprise. Cette gestion part de l’organisation, jusqu’à l’après évènement (pré et post séminaire). Avant le début du séminaire, il importe de régler un certain nombre de détail : un rétro-planning avant de lancer les activités, pour suivre continuellement l’organisation ; planifier l’évènement avec les participants (heures de discussion au séminaire, durée des pauses, marges d’imprévus sur le déroulement, etc.) ; les communications sur les objectifs du séminaire, la manière de diriger le séminaire par le maitre de cérémonie, la distribution des cartes d’invitation, le dress code ; etc.
D’un autre côté, la répétition des séances d’activités, des prestations et autres petits détails permettra de mieux s’adapter au jour prévu pour le séminaire. Si possible, une séance de pré-séminaire serait bien, car les principaux organisateurs et meneurs pourraient se préparer en conséquence contre les imprévus : improvisation, questionnaire, temps morts, retards, absence et autres. L’organisation en sera renforcée. Aussi, faut-il prévoir la fin du séminaire. Pour bien clôturer le séminaire d’entreprise, rien de mieux que des formulaires d’appréciation adressés à tous les participants, au lendemain du séminaire et après un délai d’une semaine, adresser des mots de remerciements, photos souvenirs, compte-rendu, etc.
Découvrez également : Quelle entreprise choisir pour faire sa plaque professionnelle ?